Comunicare efficacemente in videoconferenza

Prima del 2020, lavorare da casa era un vantaggio raro per la maggior parte delle persone. Ora il lavoro a distanza è diventato la norma per molti lavoratori.

Zoom, Skype, e altre applicazioni di videoconferenza sono diventati strumenti fondamentali per la comunicazione dopo il Coronavirus, sostituendo riunioni di persona e aperitivi, ma questo nuovo modo di fare le cose ha anche generato problemi e interpretazioni errate.

David Matsumoto, psicologo sociale, ha studiato per decenni le emozioni umane, i segnali facciali, le microespressioni e il linguaggio del corpo e afferma che questi elementi mancano quando comunichiamo a distanza.

“C’è molta comunicazione sottile che viene persa quando comunichiamo a distanza. Più ci allontaniamo, più questa comunicazione si perde”

Ma ci sono buone notizie per il nostro futuro delle conferenze web: se hai pazienza di parlare a turno, se parli chiaramente, se utilizzi video quando necessario e se confermi i messaggi in arrivo, puoi evitare problemi di comunicazione.

PERSI NELLA TRADUZIONE VIRTUALE

Gli esseri umani sono naturalmente portati per l’interazione faccia a faccia”

Desideriamo vedere le persone dal vivo e ci siamo evoluti per cogliere segnali verbali e non verbali dagli altri, spesso in modo inconscio. Sfortunatamente, gli strumenti di comunicazione remota, per quanto utili, non sono infallibili.

“È inevitabile che ci manchi qualcosa nella nostra comunicazione che può portare ad ambiguità nella migliore delle ipotesi, a incomprensioni o conflitti nel peggiore dei casi”

Quando i messaggi verbali e non verbali sono chiari e coerenti tra loro comunicare virtualmente è più facile (ad esempio se sorridi mentre condividi buone notizie).

Il problema sta nel fatto che gran parte della comunicazione umana è più sfumata: una battuta, un sottile tocco di gomito, una sarcastico alzata di occhi. I segnali verbali e non verbali spesso si contraddicono a vicenda.

Quando non si incontra una persona dal vivo, si possono perdere informazioni sulla qualità vocale e la capacità di vedere le espressioni facciali è ridotta perché osserviamo in 2D e non in 3D. Possono anche esserci problemi di risoluzione visiva e l’inquadratura della fotocamera può tagliare fuori i gesti delle persone.

Questi aggiustamenti tecnici possono creare grossi problemi. Quando i messaggi delle persone sono in conflitto, i ricercatori stimano che gli esseri umani raccolgano dal 65 al 95 percento del messaggio previsto dai segnali non verbali.

Le persone come possono comunicare chiaramente senza segnali non verbali importanti?

4 STRATEGIE PER LA COMUNICAZIONE REMOTA:

1) Per comunicazioni complesse, utilizzare il video – Esistono diversi strumenti di comunicazione ed è probabile che la videochiamata sia la forma più completa, poi ci sono le telefonate ed infine le e-mail e i messaggi. Se stai cercando di risolvere un conflitto o di dare notizie difficili, è meglio farlo tramite videochiamata, anche se stai lottando con la “fatica da Zoom”.

2) Rallenta e fai a turno – Nel normale discorso quotidiano si parla a turni, questo funziona meno con la comunicazione remota a causa dei possibili ritardi di tempo di audio e video. Bisogna avere pazienza nel parlare a turno magari alzando la mano, specialmente nelle riunioni di gruppo con più di tre persone.

3) Parla chiaro e a volume alto (ma non urlare) – Nella comunicazione remota, la parola diventa importante per colmare le lacune informative. È opportuno parlare un po ‘più chiaramente e forse anche con un po’ di intensità nella voce in modo che le cose vengano comprese bene.

4) Conferma di capire ciò che dicono gli altri – Poiché è più probabile perdere messaggi nel mondo virtuale, possiamo compensare con strategie verbali per evitare incomprensioni e ridurre al minimo i conflitti. Ogni tanto è utile fermarsi e confermare di comprendere quello che si sta dicendo: ciò significa ripetere il messaggio di qualcuno per conferma e poi andare avanti.

Anche se la comunicazione remota dominerà le nostre interazioni per mesi o anni a causa del COVID-19, ciò non significa che il tempo della comunicazione faccia a faccia sia finito per sempre.

“Il potere della natura umana di comunicare nel modo in cui abbiamo comunicato negli ultimi centinaia di migliaia di anni tornerà, una volta che potremo farlo di nuovo. Siamo programmati per parlare di persona usando i nostri sensi, soprattutto con le persone importanti per noi”

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Tratto da https://www.inverse.com/innovation/how-to-be-crystal-clear-over-zoom-slack-remote-communication-tools

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